Ir-Rwol tas-Segretarju Permanenti

Is-Segretarju Permanenti huwa responsabbli lejn il-Prim Ministru għall-irwol iddelinjat għall-pożizzjoni tiegħu jew tagħha. Hu jew hi għandhom ir-responsabbiltà li jappoġġjaw il-politiki u l-prijoritajiet ġenerali tal-Gvern u li joperaw fil-kuntest tal-prattiċi u l-proċeduri ta’ ġestjoni stabbiliti għall-Gvern kollu.​

Din li ġejja hija lista tad-dmirijiet ġeneriċi ta’ Segretarju Permanenti:

1. Jipprovdi appoġġ u pariri lill-Ministru, fost affarijiet oħra billi:

• Jantiċipa kwistjonijiet fil-Kamra tad-Deputati jew fil-midja
• Jimmaniġja kwistjonijiet kurrenti u problemi, bil-Ministru jkun infurmat bis-sħiħ
• Jipprovdi pariri
• Jiġġenera ideat biex jappoġġja l-aġenda tal-Ministru
• Iħeġġeġ klima li fiha l-Ministru u l-impjegati tal-Ministeru jistgħu jaħdmu flimkien b’mod effettiv​

2. Jiżgura l-implimentazzjoni ta’:

• Proġetti maġġuri
• Formulazzjoni u direzzjoni tal-politika
• Tfassil ta’ pjan strateġiku settorjali u tan-negozju
• L-emendar u l-abbozzar tal-leġiżlazzjoni​

3. Jipprovdi tmexxija, fost affarijiet oħra billi:​

• Jimmaniġġja u jimmotiva lid-Diretturi Ġenerali u d-Diretturi billi jiddelega u rapportar ta’ progress
• Jistabbilixxi tmexxija kollettiva effettiva permezz tal-Kumitat tal-Ġestjoni tal-Ministeru
• Jiżgura lid-Diretturi Ġenerali / Diretturi jistabbilixxu tmexxija kollettiva effettiva permezz ta’ Kumitati tal-Ġestjoni Dipartimentali
• Iħeġġeġ ir-riċettività u entużjażmu għal inizjattivi ta’ riforma fi ħdan il-Ministeru
• Ifittex mexxejja bil-kapaċità li jibnu timijiet, jieħdu deċiżjonijiet, jagħtu riżultati u jikkomunikaw b’mod effettiv​

4. Jamministra r-riżorsi finanzjarji b’mod effettiv, fost affarijiet oħra billi:

• Jikkoordina l-produzzjoni ta’ Stimi mid-dipartimenti, korpi parastatali u korpi assoċjati oħra u t-waqqif ta’ prijoritajiet fost talbiet konfliġġenti fuq riżorsi
• Jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti u l-politiki tal-Ministeru tal-Finanzi / Teżor
• Japprezza il-bzonn li l-ispejjeż isiru b’ċerta reqqa u jippromwovi eżami mill-ġdid tal-politiki
• Jiġu identifikati programmi maġġuri fejn reviżjoni hija meħtieġa
• Żamma taħt reviżjoni tal-metodi tax-xogħol u li tkun lest tikkunsidra modi ġodda biex tiżgura valur għall-flus​

5. Jamministra r-riżorsi umani b’mod effettiv, fost affarijiet oħra billi:​

• Jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti u l-politiki tad-Diviżjoni dwar Nies u Standards / l-Istitut għas-Servizzi Pubbliċi (IPS), ir-regolamenti tal- Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku (PSC) u l-ftehimiet mal-unjons
• Jistabbilixxi klima li fiha l-istaff huwa involut, jifhem l-għanijiet u jħossu rikonoxxut u ppremjat
• Jimmotiva l-istaff kollu biex isib metodi ġodda kif jagħmel l-affarijiet
• Jippromwovi l-iżvilupp tal-istaff biex jilqa’ sfidi ġodda u jipprovdi mexxejja futuri
• Jiddiskuti ħatriet fil-Kategorija A mas-Segretarju Permanenti (OPM) u movimenti tal-istaff f’kategoriji oħra mad-Diviżjoni dwar Nies u Standards
• Ikejjel il-prestazzjoni tad-Diretturi Ġenerali / Diretturi​

6. Biex jamministra l-immaniġġjar tal-komunikazzjonijiet mal-pubbliku, fost affarijiet oħra billi:​

• Jaħdem mill-qrib ma’ korpi kostitwiti u oħrajn biex jippromwovi s-solidarjetà, jesplora l-ideat u jispjega d-deċiżjonijiet
• Jaħdem biex jiżviluppa komunikazzjonijiet effettivi u sensittivi mal-pubbliku fil-Ministeru kollu u f’organizzazzjonijiet parastatali
• Jippromwovi inizjattivi biex itejjeb is-servizz lil konsumatur

7. Biex jikkontribwixxi għall-amministrazzjoni kollettiva tal-Gvern, fost affarijiet oħra billi: ​

• Jiżgura li jittieħed akkont tal-interessi u l-opinjonijiet ta’ partijiet oħra tal-Gvern
• Jikkontribwixxi għal diskussjonijiet dwar politiki maġġuri tal-Gvern
• Jipprovdi direzzjoni strateġika fit-tul
• Jipparteċipa f’laqgħat ta ‘Segretarji Permanenti mlaqqa’ mis-Segretarju Permanenti, OPM

8. F’konsultazzjoni mad-Diretturi Ġenerali / Diretturi, fejn xieraq, biex:​

• Jiddetermina d-delineazzjoni tal-funzjonijiet dipartimentali
• Jipprovidi għal ristrutturar organizzattiv
• Jikkoordina l-allokazzjoni tal-istaff
• Jiżgura taħriġ u żvilupp xieraq
• Jiżgura l-iżvilupp ta’ sistemi ta’ informazzjoni ta’ ġestjoni effettivi
• Jawtorizza kapital sabiex jinxtraw assi skont l-awtorità delegata lilu 
• Jistabbilixxi rabtiet effettivi fil-Ministeru u ma’ Ministeri oħra
• Jipprovidi għal verifiki ta’ operazzjonijiet effettivi​